* gjeldende økonomireglement ble vedtatt på Landsstyremøte 2 2017/2018

Om økonomireglementet

I henhold til vedtektenes § 13.2 regulerer økonomireglementet alle økonomiske disposisjoner i Pedagogstudentene. Reglementet angir hvem som har fullmakter i organisasjonen, hvilke prosedyrer som skal følges og hvilke satser som gjelder. Reglementet vedtas av Landsstyret i henhold til vedtektenes § 13.2.

Økonomireglementet skal til enhver tid være i overenstemmelse med Utdanningsforbundets vedtekter, økonomireglement og eventuelt andre relevante retningslinjer.

Definisjoner

  • Kontoret består av leder, nestleder og sekretariatet.
  • Sekretariatet er organisatorisk rådgiver og politisk rådgiver som er ansatt i Utdanningsforbundet men tilegnet Pedagogstudentene på fulltid.

1 Interne fullmakter og bestemmelser

1.1  Arbeidsutvalget

Arbeidsutvalget er Pedagogstudentenes utøvende organ. Arbeidsutvalget, utøvende ved leder, innehar ansvaret for at organisasjonens økonomi forvaltes og disponeres på en forsvarlig måte og innenfor de rammer gitt av Landsstyret, Landsmøtet og Utdanningsforbundet.

Arbeidsutvalget er ansvarlig for:

  • Å utføre alle vedtak av økonomisk karakter, organisasjonens regnskapsføring og budsjettkontroll.
  • At organisasjonen har en forsvarlig og effektiv økonomiforvaltning.
  • Å utarbeide regnskapsrapporter og forslag til budsjetter.
  • At Landsstyret holdes oppdatert med organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling.
  • Å delegere nødvendige fullmakter til kontoret.

1.2  Fullmakter

1.2.1 Søknad om fravikelse av økonomireglementet må begrunnes og rapporteres videre til arbeidsutvalget.
1.2.2 Rett til å bestille varer og tjenester på vegne av organisasjonen innehas av sekretariatet, i henhold til gjeldende budsjett. Ved bestilling av tjenester av større omfang skal det nedtegnes skriftlig kontrakt.
1.2.3 Attestering av faktura og refusjonskrav gjøres av sekretariatet.

1.3  Arbeidsforhold for arbeidsutvalget, sekretariatet og innleid arbeidskraft

1.3.1 Sekretariatet lønnes av Utdanningsforbundet og all lønnsforhandling foregår etter samme rutiner som ellers i Utdanningsforbundet.
1.3.2 Arbeidsutvalget honoreres etter egen avtale med Utdanningsforbundet.
1.3.3 Honorering:

a) Honorering av bidragsytere til organisasjonen bestemmes av leder eller nestleder.
b) Honorering av interne representanter i interne komitéer og utvalg skal behandles i Landsstyret.
c) Ordstyrerne skal honoreres utover tapt arbeidstid på ukedager for ordstyring på landsstyremøter og for andre kortere møter i løpet av året. For Landsmøtet fastsettes det et fast honorar per person for hele møtet. Honoraret fastsettes av kontoret. Honorarets størrelse skal sees i sammenheng med tidligere presedens, samt landsmøtets lengde og omfang. Frist for fastsettelse av honorar er fire uker før Landsmøtet.

1.3.4 Andre godtgjørelser reguleres av Utdanningsforbundet.

1.4  Ansettelser

Utdanningsforbundet foretar ansettelser i Pedagogstudentene. Stillingene er administrativt tilknyttet Utdanningsforbundets sekretariat. De foretar også ansettelse av ekstra og midlertidig personalhjelp dersom dette i perioder er nødvendig. Det legges til grunn at Pedagogstudentenes ledelse vil bli konsultert ved endringer i personale.

Personaladministrasjonen utføres av Utdanningsforbundet.

2      Refusjonsordninger for tillitsvalgte i organisasjonen

Dette kapittelet gjelder for tillitsvalgte i organisasjonen og deltakere på arrangementer i regi av organisasjonen. Andre som utfører oppdrag for, eller opptrer på vegne av, organisasjonen, kan etter avtale komme innunder bestemmelsene i kapittelet.

Alle som kommer inn under bestemmelsene i dette kapittelet skal gjøres kjent med reglementet og plikter å holde seg oppdatert og å følge bestemmelsene. Pedagogstudentene fraskriver seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke reise- og oppholdskostnader dersom bestemmelsene ikke overholdes.

Pedagogstudentene refunderer ikke kostnader for alkohol.

2.1  Krav for refusjon

Reiseutgifter refunderes i hovedsak etterskuddsvis, og når følgende krav er møtt:

a) Reiseregning, anført på fastsatt skjema, er sendt til kontoret senest innen seks – 6 – uker etter at arrangementet er avsluttet.
b) Alle utgiftene skal være dokumentert med nødvendig dokumentasjon og gyldige bilag.
c) Reisen(e) er foretatt på rimeligst mulig måte.

Pedagogstudentene kan fraskrive seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke hele eller deler av kostnadene til reise eller opphold dersom:

  • Reiseregningen blir sendt inn etter fristens utløp.
  • Bilag ikke er vedlagt reiseregningen
  • En representant har et ulegitimert fravær utover et omfang tilsvarende 25% av arrangementets varighet.

2.1.1     Refusjon ved manglende dokumentasjon

I særskilte tilfeller kan skriftlig begrunnede utgifter til tjenestereiser dekkes, selv om det ikke foreligger kvitteringer. Dette avgjøres av leder eller nestleder. I slike tilfeller legges rimeligste reisemåte med offentlig kommunikasjon til grunn. Dette omfatter ikke flyreiser eller bruk av taxi.

2.2  Reise

Reise og opphold til/på møter og arrangementer skal foretas på rimeligst mulig måte for organisasjonen. Normalt dekkes reise tur/retur studiestedet. Reiser til/fra andre steder må avklares med kontoret før reisen bestilles.

Endring av bestilt billett dekkes kun i særskilte tilfeller, godkjent av leder eller nestleder på forhånd.

Fordeler vunnet ved arbeid eller virksomhet er skattepliktig inntekt.

2.2.1     Bil

Organisasjonen dekker kun kjøregodtgjørelse/bruk av eget kjøretøy dersom det er innhentet tillatelse fra kontoret før reisens start. Ved godkjent bruk av eget kjøretøy, tilstås en kjøregodtgjørelse på kr 4,10 per km ved reiser over 5 km én vei, eller over 10 km tur-retur. Det gis ikke ekstra godtgjørelse for passasjerer. Ved bruk av egen bil skal den faktiske reiserute og tid spesifiseres på reiseregningen.

Kjøregodtgjørelsen dekker alle kostnader ved bruk av bil som transport. Dekning for andre kostnader må avklares med leder eller nestleder, samtidig som en avklarer tillatelse for bruk av egen bil.

All bruk av egen bil til møter og arrangementer er frivillig, og organisasjonen dekker ikke skader på, eller påført av, privatbiler som blir brukt. Bøter dekkes ikke av organisasjonen. Ved skader på, eller påført av, biler leid av organisasjonen dekkes kostnadene ved dette.

2.2.2     Fly

Ved refundering av flyreiser skal boardingkort, kvittering eller faktura med opplysninger om reisende, rid og sted for avreise/ankomst og pris legges ved reiseregningen.

For billettløse reiser må dokumentasjon om at reisen faktisk er gjennomført legges ved.

2.2.3     Taxi

Taxi kan kun benyttes i de tilfeller hvor det er rimeligere eller at offentlig kommunikasjon ikke kan benyttes. Det skal ikke benyttes mer enn én taxi dersom en har muligheten til det. All bruk av taxi skal avklares med kontoret i forkant, begrunnelse skal gis på reiseregning. Dersom begrunnelse ikke er gitt, dekkes ikke bruk av taxi.

2.3  Diett

I hovedsak serveres det mat ved arrangementer i regi av Pedagogstudentene. I tilfeller hvor diett dekkes eller er inkludert i en eventuell deltakeravgift vil ikke diettgodtgjørelse beregnes.

For at Pedagogstudentene skal refundere kostnader til diett må reisen være av en varighet på enten 24 timer eller mer, eller over 12 timer med én overnatting. Det må også være mer enn fire – 4 – timer mellom avreise til arrangement og til første måltid serveres på arrangementet, eller fra siste måltid blir servert på arrangementets siste dag til hjemkomst.

Kost beregnes etter følgende sats:

Frokost: kr 75,-                  Lunsj: kr 75,-                    Middag: kr 150,-

Der hvor Pedagogstudentene eller Utdanningsforbundet holder innkvartering, har den tillitsvalgte plikt til å benytte dette. Unntaket fra dette gis kun hvor dette gir helsemessige konsekvenser, og skal avtales med kontoret.

NB!

  • Ulegitimerte diettgodtgjørelser (uten kvittering) dekkes ikke.
  • Kvittering fra betalingsterminal er ikke gyldig som kvittering.

2.4  Oppmøte på møter og arrangementer

2.4.1     Informasjon

Det skal informeres om hvem organisasjonen dekker reise og opphold for i kunngjøringen/innkallingen/invitasjonen til det enkelte møte eller arrangement. I forbindelse med landsmøter og landsstyremøter dekker Pedagogstudentene reise og opphold for møtedeltakere med møteplikt og møterett, samt møteledelsen. Leder eller nestleder avgjør om det skal dekkes reise for andre med spesielle funksjoner på møtene.

Dersom det skal etterfaktureres på grunn av manglende oppmøte eller ugyldig fravær, skal personer som innehar verv valgt av Landsmøtet eller Landsstyret, og som er påmeldt møter eller arrangementer i kraft av disse vervene, bli personlig etterfakturert.

2.4.2     Fravær

For deltakere hvor Pedagogstudentene dekker kostnader til reise eller opphold stilles det krav om minst 75% oppmøte. Ugyldig fravær utover 25% skal godkjennes av leder eller nestleder. Om ikke kan Pedagogstudentene fraskrive seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke hele eller deler av kostnadene. Dersom Pedagogstudentene har betalt på forhånd kan etterfakturering benyttes.

Pedagogstudentene skiller mellom gyldig og ugyldig fravær. Eksempler på gyldig fravær er:

  • Obligatorisk undervisning
  • Representasjon på vegne av Pedagogstudentene
  • Sykdom
  • Omsorg for barn
  • Andre tungtveiende årsaker

Reiseutgiftene skal være dokumentert og alle kvitteringer for utgifter som kreves refundert må legges ved.

2.5  Klage

Dersom tillitsvalgte mener de ikke har fått refusjon i henhold til økonomireglementet, kan vedkommende sende en begrunnet klage til arbeidsutvalget. Dersom den tillitsvalgte er uenig i arbeidsutvalgets vurdering, sendes klagen til kontrollkomitéen som uttaler seg om saken. Dersom kontrollkomiteens uttalelse strider mot arbeidsutvalgets vurdering, vil klagen gå opp til en ny vurdering hos arbeidsutvalget. Vurderingen her er endelig.

3      Lokallagets økonomi

3.1  Lokallagsmidler

Lokallagene disponerer ingen egne konti, men Landsstyret kan i behandling av budsjett avsette midler som står til disposisjon for lokallagene. Dette kan enten gjøres i form av en søkbar pott, eller ved å fordele en sum på lokallagene.

3.1.1     Bruksområder

Midlene lokallagene mottar skal brukes med formål om å:

  • Verve nye medlemmer
  • Rekruttere tillitsvalgte
  • Oppfylle arbeidsprogrammet

Bruken skal i størst mulig grad komme medlemmene, og ikke bare utvalgte grupper som eksempelvis styret, til gode. Det er ikke lov å bruke lokallagsmidlene på alkohol.

3.2  Refusjon

3.2.1     Bevertning ved møter

For å få refundert midler til bevertning ved møter skal deltakerliste vedlegges utleggsskjema.

3.2.2     Utlegg for andre

I de tilfeller man har utlegg for andre, og krever dette refundert, skal navn på medreisende og kvittering vedlegges.

3.3  Søknad om midler

Lokallagene kan til enhver tid søke om midler til lokal aktivitet. Lokallagene skal ha svar på søknad fra kontoret senest to – 2 – uker etter søknad er innsendt.

3.4 Honorar

Ved honorar til privatpersoner skal dette avklares med organisasjonsrådgiver i forkant.